תזכורות תשלום ללקוחות עם בוט
תזכורת תשלום היא הודעה של שלוש שורות. ועדיין, היא נדחית שבוע אחרי שבוע, כי אף אחד לא אוהב להיות זה שמזכיר. והדחייה עולה לא פחות מההודעה שלא נשלחה.
איך בוט עוזר בתזכורות תשלום?
בוט מכין ושולח תזכורות תשלום לפי סדר שהגדרתם: הוא בודק מי חרג ממועד התשלום, מנסח הודעה בטון שמתאים לשלב, ומציג אותה לאישור לפני שליחה. כך התזכורות יוצאות בזמן ובאופן עקבי, והחלטות רגישות, כמו הסדר תשלום או הפסקת שירות, נשארות בידי אדם.
בקורס יש נושא מוקדש ל״גבייה ותזכורות״, לצד פולואפים והצעות מחיר. המשותף להם הוא שמדובר במעקב: מי ענה, מי לא, ומה השלב הבא. זה בדיוק סוג העבודה שבוט מבצע בעקביות, בלי לשכוח ובלי להתבייש.
יש גם יתרון שמתעלמים ממנו: עקביות מגינה על היחסים עם הלקוח. כשכל לקוח מקבל את אותה סדרה, באותו טון ובאותם מועדים, התזכורת מפסיקה להיראות כמו עניין אישי, והופכת לחלק רגיל מהשירות.
איך בונים סדרת תזכורות?
במקום הודעה אחת, חשבו על סולם של שלבים. בכל שלב הטון מתחזק מעט והמסר נשאר מכבד. הטבלה מציגה מבנה לדוגמה, שאפשר להתאים לעסק:
| שלב | טון | מה מציינים | מי מאשר |
|---|---|---|---|
| לפני המועד | ידידותי ושירותי | תאריך ואמצעי תשלום | אוטומטי, אחרי בדיקה ראשונית |
| ביום המועד | קצר ועניני | סכום ומספר חשבונית | אוטומטי, אחרי בדיקה ראשונית |
| אחרי המועד | נעים אך ברור | הסכום הפתוח ובקשה לאישור קבלה | אדם מאשר כל הודעה |
| איחור מתמשך | רשמי | סיכום החוב והצעה לשיחה | אדם בלבד |
שימו לב לעמודה האחרונה: ככל שהשלב רגיש יותר, החלק של האדם גדל.
מהחשבונית ועד התזכורת, בשיעורים קצרים
52 שיעורי וידאו בעברית, 157 דקות. שלושת הראשונים פתוחים בחינם ובלי הרשמה, ואין צורך לדעת לתכנת.
איך נראה כתב מינוי למשימה הזאת?
מנהלת חשבונות במשרד שירותים יכולה לכתוב לבוט הנחיה כזאת: ״אתה אחראי על תזכורות תשלום. בדוק פעם ביום את רשימת החשבוניות הפתוחות, והכן טיוטת תזכורת לפי טבלת השלבים. אל תשלח דבר בלי אישור. לקוחות שמסומנים ׳בשיחה׳ לא מקבלים תזכורת.״
שלושה פרטים חשובים בהנחיה הזאת: תדירות, מקור הנתונים וחריגים. החריגים הם מה שמונע את הטעות המביכה ביותר בגבייה, תזכורת ללקוח שכבר שילם או שכבר סיכמתם איתו אחרת. לכן קבצי הידע של הבוט צריכים לכלול רשימת לקוחות עם הערות מיוחדות.
מה הסיכונים ואיך מתמודדים איתם
הסיכון הראשון הוא טעות בנתונים: הבוט קורא מרשימה שלא מעודכנת. התרופה היא בדיקה של 30 שניות לפני אישור. הסיכון השני הוא טון לא מתאים ללקוח ותיק. התרופה היא שער אישור והערות בקובץ הידע. הסיכון השלישי הוא עלות לא צפויה, ולכן הקורס מלמד להציב תקרת עלות ולעקוב במונה.
את התהליך כולו אפשר לראות בקורס וידאו גרוק בוט, ואת התמונה הרחבה יותר של גבייה בעמוד תהליך גבייה שלב אחרי שלב. רואי חשבון מוזמנים לעבור גם על עמוד התחום באתר הראשי.
אם אתם מתחילים מאפס, אל תבנו את כל הסולם בבת אחת. התחילו בשלב אחד, למשל תזכורת ביום המועד, ורק אחרי שבדקתם שהיא יוצאת נכון הוסיפו את השלב הבא.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול לשלוח תזכורות בוואטסאפ?
הקורס מדגים הודעות וואטסאפ ללקוחות כחלק מתחום השיווק והשירות. ערוץ השליחה וההרשאות מוגדרים במסגרת חיבורי הבוט.
איך מונעים תזכורת ללקוח ששילם?
מעדכנים את רשימת הפתוחים לפני הריצה, מציינים בקובץ הידע לקוחות עם הסדר מיוחד, ומשאירים אדם שמאשר כל הודעה בשלב מתקדם.
אפשר לשלוח תזכורות אוטומטית בלי אישור?
אפשר להחליט כך לשלבים הראשונים והנעימים, אחרי שבדקתם את הבוט. לשלבים רגישים מומלץ להשאיר שער אישור תמיד.
מה ההבדל בין תזכורת לגבייה?
תזכורת היא פנייה שירותית לפני או סביב המועד. גבייה היא תהליך רחב יותר שכולל מעקב, הסדרים והחלטות. פירוט בעמוד על תהליך הגבייה.
הגבייה לא חייבת לשבת עליכם
52 שיעורי וידאו בעברית, 157 דקות. שלושת הראשונים פתוחים בחינם ובלי הרשמה, ואין צורך לדעת לתכנת.