תהליך גבייה עם בוט: מי עושה מה בכל שלב
גבייה היא לא משימה אחת אלא שרשרת: בדיקה, פנייה, מעקב, הסדר. רוב המשרדים מחזיקים אותה בראש של אדם אחד. וזה עובד בדיוק עד היום שבו האדם הזה בחופשה.
איך נראה תהליך גבייה עם בוט?
בתהליך גבייה עם בוט, הבוט מבצע את החלקים החוזרים: בדיקת רשימת החייבים, הכנת פניות לפי שלב, מעקב אחרי תשובות ועדכון סיכום. האדם מחליט ומאשר: הסדרי תשלום, הפסקת שירות והליכים משפטיים. הכול מתועד ביומן ריצות, כך שאפשר לראות בכל רגע מה נעשה ולמי נשלח.
המטרה אינה לאפשר לבוט לגבות כסף לבדו, אלא לתת למי שאחראי על הגבייה כלי שמחזיק את התהליך כשהוא עסוק. במקום תזכורת ביומן ותחושת אשמה, יש ריצה קבועה שמכינה את העבודה.
כך גם נשמר רצף: כשעובד עוזב או נעדר, התהליך לא נעצר, כי הוא כתוב ולא רק זכור.
זה היתרון הארגוני שמעבר לכל חיסכון: ידע שהיה אצל אדם אחד הופך לנוהל שכולם יכולים לעבוד לפיו.
חמשת שלבי התהליך
- בדיקה: הבוט עובר על רשימת החשבוניות הפתוחות ומזהה מי חרג ממועד התשלום.
- סיכום: הוא מכין לאדם סיכום קצר, לפי לקוח, עם היסטוריית הפניות.
- פנייה: הוא מכין טיוטת הודעה מתאימה לשלב, והאדם מאשר.
- מעקב: אחרי השליחה הוא מסמן מי ענה, מי הבטיח ומי שותק.
- הסלמה: מי שלא ענה לאחר כמה ניסיונות עובר לטיפול אישי של אדם.
שלב ההסלמה הוא זה שהחשוב ביותר להגדיר מראש. בלעדיו הבוט ימשיך לשלוח תזכורות גם ללקוח שצריך שיחה טלפונית.
דוגמה: מנהל כספים בחברת שירותים מגדיר שאחרי שלוש פניות שנשארו בלי תשובה, הלקוח מסומן אצלו לשיחה אישית. הבוט עוצר את הסדרה ומעביר את התיק, עם כל ההיסטוריה, בלי שהמנהל יצטרך לחפש אותה.
הגבייה לא חייבת לשבת עליכם
52 שיעורי וידאו בעברית, 157 דקות. שלושת הראשונים פתוחים בחינם ובלי הרשמה, ואין צורך לדעת לתכנת.
איך מתזמנים ומפקחים?
בקורס יש פרק שלם על הגדלה: ריצות קבועות וטריגרים, יומן ריצות, ובוט עם צוות אנושי. בגבייה אפשר לקבוע ריצה שבועית, למשל בבוקר יום ראשון, שמכינה את כל החומר לשבוע. מנהל הכספים מקבל סיכום אחד, קורא, מאשר ומחליט על המקרים הקשים.
ביומן הריצות רואים מה הבוט עשה בכל ריצה. אם לקוח טוען שלא קיבל הודעה, יש תיעוד. אם התוצר היה שגוי, יודעים באיזו ריצה זה קרה ומה היה כתוב בכתב המינוי באותה עת. התיעוד הזה הופך את הבוט לעובד שאפשר לפקח עליו, ולא לקופסה שחורה.
מה לא כדאי להעביר לבוט
יש מקרים שבהם שיקול הדעת האנושי הוא כל העניין. לקוח ותיק שנקלע לקושי, חוב שנוי במחלוקת וסכום גדול במיוחד, כל אלה מצדיקים שיחה אישית. בוט מצוין בהכנת החומר לשיחה כזאת: סיכום היסטוריה, רשימת חשבוניות ונקודות לדיון.
עם הגדרה נכונה, הגבייה נעשית שגרתית וההחלטות המורכבות מקבלות יותר זמן. את התהליך הזה אפשר לראות בהדגמה בקורס גרוק בוט, ואת הצד של ההודעות בעמוד על תזכורות תשלום. מי שחושש מהצד הבטיחותי מוזמן לקרוא על שער אישור בפעולות כספיות.
כלל אצבע: אם טעות בהודעה עלולה לפגוע בקשר עם הלקוח או לחשוף אתכם, משאירים אדם בלולאה. אם טעות היא עניין של ניסוח שאפשר לתקן, אפשר לתת לבוט יותר עצמאות אחרי תקופת בדיקה.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול להחליט למי להגיש תביעה?
לא. החלטות כאלה נשארות אצל אדם. הבוט מכין את החומר ואת הסיכום.
כל כמה זמן כדאי להריץ את התהליך?
תלוי בעסק. ריצה שבועית היא נקודת פתיחה סבירה, והקורס מראה איך מתזמנים ריצות קבועות ומה לבדוק ביומן.
מה אם לקוח עונה לתזכורת?
התשובה נקלטת ומסומנת בסיכום, והתהליך ממשיך לפי מה שהגדרתם. תשובות מורכבות עוברות לאדם.
האם התהליך מתאים לעסק קטן?
כן. התחילו בשלב אחד קטן, כמו הכנת סיכום שבועי של חשבוניות פתוחות, והרחיבו בהדרגה.
ראו את זה על המסך לפני שמחליטים
52 שיעורי וידאו בעברית, 157 דקות. שלושת הראשונים פתוחים בחינם ובלי הרשמה, ואין צורך לדעת לתכנת.