רשימת בדיקה לסוף חודש עם בוט
סוף חודש הוא הזמן שבו כל המשימות החוזרות נופלות על אותם ימים. אותן בדיקות, אותם דוחות, אותן פניות ללקוחות. זה גם הזמן המושלם לבדוק מה מהן אפשר להעביר לבוט, כי מה שחוזר באותה צורה כל חודש הוא מועמד טבעי.
אילו משימות חודשיות מתאימות לבוט?
משימה חודשית מתאימה לבוט כשהיא חוזרת באותה צורה, יש לה חומר מקור ברור (קובץ, תיבה או נוהל), ואפשר לבדוק את התוצר בפחות מדקה. דוגמאות: מיון חשבוניות, סיכום חשבוניות פתוחות, טיוטות תזכורת, הכנת דוח להנהלה ורשימת מסמכים חסרים לכל לקוח. משימות שדורשות שיקול דעת מקצועי נשארות אצל אדם.
הרשימה שלמטה נועדה לעזור לכם לבדוק, משימה אחרי משימה, אם היא מוכנה להעברה. אל תנסו להעביר הכול בחודש הראשון. בחרו משימה אחת, והפכו אותה לשגרה לפני שעוברים לבאה.
רשימת בדיקה: האם המשימה מוכנה?
סמנו כל סעיף שמתקיים. אם נשארו סעיפים ריקים, השלימו אותם לפני ההרצה:
כל סעיף ברשימה מתאים לשאלה שעדיף לשאול לפני ולא אחרי. למשל הסעיף על מקור הנתונים: רוב התקלות שמיוחסות לבוט הן בעצם תקלות במקור שלא עודכן בזמן. והסעיף האחרון נועד להגן על המשרד מפני תלות באדם אחד, אותה בעיה שבוט אמור לפתור ולא להחמיר.
ראו את זה על המסך לפני שמחליטים
52 שיעורי וידאו בעברית, 157 דקות. שלושת הראשונים פתוחים בחינם ובלי הרשמה, ואין צורך לדעת לתכנת.
ומה בודקים בתוצר לפני אישור?
גם אחרי שהכול מוכן, כל ריצה מסתיימת בבדיקה קצרה. בקורס זו בדיקת תוצר ב־30 שניות, ובעבודת כספים היא נראית כך: הסכום הכולל מתאים למקור? מספר השורות או הלקוחות שנקראו סביר? יש שם לקוח או תאריך שנראה לא שייך? אם התשובה לשלוש השאלות חיובית, מאשרים.
אם משהו לא נכון, אל תתקנו רק את התוצר. פתחו את יומן הריצות, מצאו מה הבוט קרא או פירש לא נכון, ותקנו את כתב המינוי או את הקובץ. תיקון בשורש חוסך את אותה טעות בחודש הבא.
בדיקה כזאת קצרה בכוונה, כדי שתתבצע באמת בכל פעם.
איך ממשיכים אחרי החודש הראשון
אחרי ריצה אחת מוצלחת, הוסיפו משימה שנייה. כך בונים בהדרגה צוות של בוטים קטנים, שכל אחד אחראי על תחום אחד, ובסוף מקבלים מערך שעובד בלי שתצטרכו לזכור כל משימה. זו התפיסה של פרק ״להגדיל״ בקורס, והוא מסתיים בתוכנית ל־30 יום.
את כל השלבים מראים בקורס גרוק בוט של יעקב צדק. ואם אתם רוצים לחזור לעקרונות, קראו שוב את העמוד על שער אישור בפעולות כספיות.
שמרו גם יומן קצר של מה שלמדתם בכל חודש. אחרי שלושה חודשים תקבלו הסתכלות ברורה על מה שהבוט עושה היטב ועל מה שנשאר טוב יותר בידיים אנושיות.
שאלות נפוצות
כמה משימות כדאי להעביר בחודש הראשון?
אחת. עדיף משימה אחת שעובדת בעקביות מחמש שעובדות חצי.
האם הרשימה מתאימה גם לבעלי עסקים ולא רק לרואי חשבון?
כן, אפשר להשתמש בה לכל משימה חודשית חוזרת בכספים, כמו חשבוניות, גבייה ודוחות.
מה עושים אם אין לי מקור נתונים אחד?
זה השלב הראשון לתקן. בלי מקור מסודר הבוט יחזיר תוצר מבולבל, ולכן ריכוז הנתונים הוא חלק מההכנה.
מי צריך לדעת איפה הנוהל כתוב?
לפחות עוד אדם אחד במשרד. זה הצד השני של היתרון: ידע שנכתב הופך לנוהל שאינו תלוי באדם אחד.
מהחשבונית ועד התזכורת, בשיעורים קצרים
52 שיעורי וידאו בעברית, 157 דקות. שלושת הראשונים פתוחים בחינם ובלי הרשמה, ואין צורך לדעת לתכנת.